Job: Abteilungssekretär (m/w/d)

Über uns

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen. Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung der organisatorischen und administrativen Aufgaben im Abteilungssekretariat: Telefonische und schriftliche Korrespondenz (intern/extern) unter Anwendung von Fremdsprachen, Dokumentation von operativen Geschäftsvorgängen, Bestellung von Arbeitsmaterialien etc., strukturierte Ablage von Abteilungsunterlagen, Bearbeitung Ein-/Ausgangspost
• Termin- und Reiseplanung: Organisation von Terminen/Reisen, Reservierung von Besprechungsräumen, Abstimmung mit Schnittstellen zur Terminfindung, Koordination des Terminkalenders des Abteilungsleiters, Abrechnung von Dienstreisen, Pflege und Auswertung der Zeitkonten in SAP
• Begleitung der Planung, Organisation, Umsetzung von Fachaufgaben (auch unter Anwendung von Fremdsprachen): z.B. Durchführung, Aufbereitung von Recherchen und Auswertungen, Erstellung von Präsentationen und Vorträgen nach Vorgaben, Schreiben von Berichten nach Vorlagen, Einholen fehlender Informationen, unterschriftsreife Vorlage der Schriftstücke
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen: Einladung der Teilnehmer und Erstellung der Agenda nach Vorgabe, Bestellung der Bewirtung, Protokollierung Sonderaufgaben, z.B. Organisation von Teamevents und Rahmenprogrammen, Bestellung von Geschenken, Begleitung Organisation Abteilungslaufwerk, Schlüsselverwaltung, Übersetzen von Texten aus/in Fremdsprachen o.ä.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbar
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
• Gute Kenntnisse im Umgang mit SAP gewünscht
• Selbstbewusstes und sicheres Auftreten
• Organisationsgeschick
• Spaß an administrativen Tätigkeiten
• Erste Berufserfahrung im Bereich Automotive von Vorteil

Wir bieten

• Vergütung nach einem der attraktivsten Tarifverträge der Branche (iGZ)
• Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
• Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
• Bezuschussung einer Direktversicherung (als betriebliche Altersvorsorge)
• Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Jährliche Mitarbeiterveranstaltungen

Ihr Kontakt

Referenznummer
763159/1

Kontakt aufnehmen
Telefon:+ 49 621 1788-4297
E-Mail: positionen@hays.de

Anstellungsart
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH