Job: Assistenz (m/w/d) internationale Organisation – Vertragsabteilung

Standort: Darmstadt
Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung, 12 Monate, Vollzeit

Wir suchen für unseren Kunden, eine europäische Organisation mit globaler Bedeutung, eine engagierte:

Assistenz (m/w/d) internationale Organisation – Vertragsabteilung

Das macht diese Stelle besonders

• Sie arbeiten für eine europäische Organisation und wissenschaftlicher Innovation den Alltag von Menschen weltweit verbessert
• Echte Internationalität: Täglich kommunizieren Sie mit Experten aus ganz Europa – auf Englisch, in einem multikulturellen Team
• Dauerhafte Betreuung durch uns während des gesamten Einsatzes bis zur mögl. Übernahme
• Tarifliche Bezahlung nach iGZ/DGB-Tarifvertrag inklusive Branchenzuschlägen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Modernes Arbeiten: Am Hauptsitz in Darmstadt mit Homeoffice-Möglichkeiten
• Erfahrung in einem high-level, internationalen Umfeld, die Ihre Karriere nachhaltig prägt

Ihre Aufgaben

• Sie planen und organisieren Verhandlungsgespräche mit Bietern sowie interne Abstimmungen, überwachen Zusagen und terminieren bei Bedarf um
• Einreichung von Unterlagen ins elektronische Freigabesystem, Workflow-Monitoring und Erinnerungsmanagement – dabei behalten Sie jederzeit den Überblick
• Nach der Freigabe erstellen Sie vertragsrelevante Dokumente unterschriftsreif und unterstützen bei der Erstellung von Memos und Standardformularen
• Die Bearbeitung eingehender Post gehört zu Ihren Aufgaben, außerdem unterstützen Sie das Sekretariatsteam beim Versand und der Registrierung vertraglicher Dokumente
• Elektronisches Dokumenten-Filing im Document Management System und SAP führen Sie strukturiert, nachvollziehbar und audit-sicher durch
• Travel-Bookings gehören zu Ihrem Tagesgeschäft, gleichzeitig übernehmen Sie Vertretungen für Kolleginnen im Sekretariat
• Bei ad-hoc-Anfragen und besonderen Projekten springen Sie ein und bringen Ihr Organisationstalent ein

Ihr Profil:

Must-haves:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), Industriekauffrau (m/w/d) oder Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d)
• Nachgewiesene Berufserfahrung in der Administration, im Sekretariat oder Office Management – Sie kennen die Anforderungen eines professionellen Büroalltags
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind absolute Voraussetzung – die gesamte Kommunikation läuft auf Englisch
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) – die Tools beherrschen Sie und nutzen sie effizient
• Erfahrung in der Organisation und Nachverfolgung von Meetings – Sie wissen, wie man Termine koordiniert und am Laufen hält
• Proaktive Arbeitsweise: Auf dringende Anfragen reagieren Sie schnell, Prioritäten setzen Sie eigenständig und arbeiten dabei detailgenau sowie strukturiert

• Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. SAP) oder Dokumentenmanagementsystemen
• Kenntnisse im Vertragsmanagement oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Procurement/Einkauf
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und bei minimalem Supervision
• Gewohnt, in einem internationalen, wissenschaftlichen oder technologischen Umfeld zu arbeiten

Gerne stehen wir Ihnen unter Angabe der unten stehenden Referenznummer für Rückfragen zur Verfügung.

Auf einen Blick