Job: Mitarbeiter für das Sekretariat und die allgemeine Sachbearbeitung (m/w/d)

Über uns

Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.

Rechtsamt, Stadtbezirk Villingen, unbefristet, Teilzeit 19,5 Std./Wo., EG 6 TVöD

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats der stellvertretenden Amtsleitung
• Bearbeitung und Weiterleitung von telefonischen Anfragen und E-Mails
• Bearbeitung und Überwachung eingehender und ausgehender Post
• Erledigung der Korrespondenz
• Berechnung und Überwachung von Fristen und Terminen
• ausfertigen von Schriftsätzen
• ausdrucken der Sitzungsunterlagen zur Vorbereitung der Sitzungstermine
• Erstellung von Vorlagen für Sitzungen im Sitzungsdienst
• Ablage und Verwaltung von Vorgängen, Dokumenten, Schriftsätzen, Verträgen in Papierform und enaio
• Zuarbeit für die Amtsleitung und stellvertretende Amtsleitung im Bereich Klageverfahren
• Beschaffung und Verwaltung der Fachbibliothek (Gesetze und Kommentare)

Profil

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• Kommunikation und Teamfähigkeit
• effiziente Arbeitseinteilung, Fähigkeit zur Priorisierung
• hohes Maß an Selbständigkeit und eigenverantwortliche Aufgabenerledigung
• Belastbarkeit, Engagement, Zuverlässigkeit und Sorgfalt sowie absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Wir bieten

• interessante, vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und einem motivierten Team
• zukunftssichere Beschäftigung
• im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
• Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
• 25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
• betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
• attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten