Job: Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d)

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Anbieter

Lehrstuhl und Institut für Technische Verbrennung

Unser Profil

Wir betreiben Forschung auf den Gebieten der turbulenten Verbrennung und deren Anwendungen in Motoren, Gasturbinen und Brennkammern, Reaktionskinetik, Turbulenztheorie, Mehrphasenströmungen und der Elektrochemie mit Anwendungen auf Brennstoffzellen. Am Institut werden Untersuchungen an verschiedenen Strömungsreaktoren, Hochdruck-Verbrennungskammern, Verbrennungsmotoren und offenen Flammen durchgeführt. Neben der Forschung betreibt unser Institut ein eigenes Zeichenbüro sowie eine mechanische und elektronische Werkstatt. Unsere Verwaltung besteht aus einem kleinen Team zwischen Buchhaltung und Sekretariat, für das wir Unterstützung benötigen.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Buchhaltung bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten
• Unterstützung der Buchhaltung bei Bearbeitung der Eingangsrechnungen
• schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost des Lehrstuhls
• telefonische und persönliche Auskünfte, insbesondere an Studierende
• Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Datenbanken zu statistischen Zwecken
• Aktenführung, Datenablage und Archivierungen
• Unterstützung und Urlaubsvertretung des Sekretariates und der Buchhaltung in allen weiteren anfallenden Aufgaben je nach Arbeitsbelastung.

Ihr Profil

• Voraussetzung ist eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie sind eine motivierte Person und an effizienter Organisation kaufmännischer Prozesse interessierte/r Bewerber/in.
• Sie verfügen über Erfahrungen und Kompetenzen auf folgenden Gebieten:
  • sehr gute Deutsch- und und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Bereitschaft, diese als kommunikative Stärke in einem international geprägten Umfeld einzubringen
  • sicherer Umgang mit den gängigen, aktuellen MS-Office Programmen zur Abwicklung aller in unserer Verwaltung anfallenden administrativen Aufgaben; idealerweise Erfahrungen mit SAP
  • eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe mit einem hohen Maß an Engagement und Eigeninitiative
  • Flexibilität und Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit
  • sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der selbständigen Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben mit ausgeprägtem Organisationstalent
  • für Fortbildungsangebote im Rahmen Ihrer Aufgaben sind Sie offen;
• Wünschenswert sind Berufserfahrung im universitären Bereich sowie Kenntnisse der Organisation und Struktur einer Hochschule

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet zunächst auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Unsere Arbeitszeiten sind täglich von 07.30 - 16.00 Uhr.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Voraussetzung.